Se puede conceptuar a la administración como el esfuerzo humano coordinado para obtener la optimización de los todos los recursos a través del proceso administrativo, a fin de lograr los objetivos constitucionales
Elementos del concepto de Administración
La mayoría de los conceptos de administración utilizan los siguientes términos:
Objetivo: la administración siempre esta enfocada a lograr determinados fines o resultados.
Eficacia: se refiere a lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos
de cantidad y tiempo.
Eficiencia: esto es hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.
Grupo social: es necesario que exista un grupo social para que se de la administración.
Coordinación de recursos: en la administración se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.
Productividad: es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. Con estas definiciones podemos decir que la administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.
Características de la administración
La administración posee las siguientes características que la diferencian de otras disciplinas.
Universalidad: existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que en el ejército, en un hospital, etc.
Valor instrumental: como su finalidad es eminentemente practica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si misma: a través de esta se busca obtener determinados resultados.
Unidad temporal: la administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. Es decir que las etapas del proceso administrativo se dan todas al mismo tiempo y no de manera aislada.
Unidad temporal: la administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. Es decir que las etapas del proceso administrativo se dan todas al mismo tiempo y no de manera aislada.
Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.
Especificidad: aunque se auxilia de otras ciencias, tiene características propias que le dan un carácter específico; por lo que no puede confundirse con otras disciplinas afines.
Interdisciplinariedad: la administración se apoya de las ciencias sociales y es a fin a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia del trabajo
Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican, la rigidez en la administración es ineficaz.
Importancia de la Administración
La importancia de la administración radica en que es trascendente en la vida del hombre, porque es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad. Incluso en la vida diaria es necesaria la administración.
¿Ciencia, técnica o arte?
La administración es en parte una ciencia porque se fundamenta en principios y métodos. Tiene su parte de técnica en la aplicación o utilidad practica. Y es en parte arte porque en la administración se necesita de creatividad para poder alcanzar los objetivos exitosamente. Por lo tanto la administración es un conjunto de las tres.
Principios administrativos de Fayol
Fayol estableció 14 principios de administración, estos principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a las distintas necesidades de las organizaciones.
1. División del trabajo. Este principio se refiere a la especialización de tareas. Debe haber una organizaciónde tal forma que permita la especialización, para que de esta forma se produzca más con el mismo esfuerzo.
2. Autoridad y responsabilidad. Fayol dice que no podía haber autoridad sin responsabilidad y que
la responsabilidad es el contrapeso indispensable de la autoridad. Un buen jefe debe tener autoridad siempre y
cuando lo respalde la responsabilidad.
3. Disciplina. Con este principio Fayol se refiere a la obediencia y a la presencia de respeto de acuerdo a las normas establecidas en la empresa, porque la disciplina es fundamental para la buena marcha de la sociedad
y de cualquier organización.
4. Unidad de mando. Con este principio Fayol nos dice que un colaborador no debe recibir ordenes de mas de un superior, pues si hay mas de una fuente de mando se pueden suscitar conflictos, ya que el empleado no sabrá si obedecer a un jefe u otro. Por eso es importante que haya una sola unidad de mando.
5. Unidad de dirección. Este principio se refiere a que debe haber un solo jefe y un solo programa para coordinar el conjunto de operaciones que persiguen un mismo fin, pues solo así se lograran los resultados deseados.
6. Subordinación del interés individual al general. Este principio se refiere a que debe ser más importante el interés de grupo que el interés personal, pues la ambición o la pereza o alguna otra debilidad del hombre pueden hacer que se pierda de vista el interés general en provecho para la empresa por el interés particular.
7. Remuneración al personal. Esto se refiere a que el trabajo del hombre debe ser pagado y este pago debe ser justo. Fayol explico diversos modos de pago que podían ser según las jornadas de
tiempo, tarifas por tarea o por trabajo a destajo. Además reflexiono en cuanto a bonos, participaciones de utilidades, pago de
directores de nivel medio y superior, pago en especie, trabajo pro bienestar (higiene y seguridad) e incentivos no monetarios.
8. Descentralización vs. Centralización. Con respecto esto Fayol se refería a que los jefes pueden delegar funciones en sus subordinados en la medida de lo posible, de acuerdo con la función, el subordinado y la carga de trabajo del supervisor y del inferior. Esto quiere decir que cuando un jefe confía en sus fuerzas, su inteligencia y su experiencia, puede extender su acción personal y reducir a sus empleados a simples
agentes de ejecución, en este caso se estaría hablando de centralización. En cambio cuando un jefe prefiere recurrir a la experiencia de sus colaboradores, entonces estaríamos hablando de descentralización.
9. Jerarquía. Este principio se refiere a que debe de haber una cadena de mando, con esto se refiere a los niveles de comunicación y autoridad que deben de ser respetados, para evitar conflictos e ineficiencias. Dijo también que el abuso de este elemento puede provocar lentitud administrativa o burocracia.
10. Orden. Este principio establece que debe haber “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. En una organización este principio cambiaría a “un lugar para cada persona y cada persona en su lugar”.
11. Equidad. En este principio se establece que todo superior debe ser justo, se debe tener la voluntad de ser equitativo.
12. Estabilidad del personal. Es necesario que haya estabilidad en el personal para que se de el desarrollo del empleado. Esto quiere decir que no debe ser desplazado un empleado cuando apenas concluyó su periodo de aprendizaje, pues no habrá tenido tiempo de rendir en su trabajo.
13. Iniciativa. Esto se refiere a que es muy importante la creatividad para lograr el desarrollo de la
organización. La iniciativa de los colaboradores debe ser aprovechada pues de lo contrario la organización se estancara y será superada por otra. Por ello es importante que los jefes sepan fomentar la iniciativa de su personal.
14. Espíritu de grupo o unión del personal. Esto se refiere a que debe haber unión en el personal para que se pueda crear un espíritu de grupo. Fayol anota una serie de enunciados que apoyan este principio, como son: La unión hace la fuerza. La armonía y la unión del personal de una empresa constituyen una gran fuerza para ella
ELEMENTOS DE ADMINISTRACION
planificar: es el planteamiento estrategico corporativo, mision, vision,politcas organiacionales,obejetivos, se
usa como herramienta el mapa estrategico, se realiza el DOFA para administrar las frotalesas y debilidades de la organizacion, la planificacion abarca un lapso de 5 años como metas de corto plazo y hasta diez o mas para metas de largo plazo.
La planeaciónes la primera y más importante actividad de la administración, ya que es preciso fijar la dirección que habrá de tomar la empresa, los objetivosde la misma y los medios para lograrlo, además nos permite diseñar para un mañana incierto con alguna certeza de que se habrían de cumplir los objetivos de la empresa
organizar:
Dirigir: Dirigir la planeación, organización y ejecución de los servicios, trámites y
gestiones administrativas, relacionados con los recursos humanos, financieros y
materiales institucionales, y con los servicios de carácter general, y verificar que
se realicen conforme a las leyes, reglamentos y normatividad aplicables.
Dirigir la planeación, organización y ejecución de las actividades de
Adiestramiento, capacitación y especialización del personal del Instituto y
verificar que se realicen conforme a la normativa aplicable.
Verificar que se dé el debido cumplimiento al Contrato Colectivo de Trabajo.
controlar: El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
*el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa"
*El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas"
TEORIAS DE LA ADMINISTRACION
CALIDAD TOTAL
promueve una gestion organizacional integral basada el la satisfccion del cliente, a partir de la creacion de una cultura, una actitud, un concenso y un ambiente laboral en el que el hombre y empresa construyen su propio desarrollo.
KAIZEN
Planear, hacer, revisar y actuaren todos los procesos de la vida individual y organizacional, impica mantenimiento, mejoramineto continuo e innovacion dentor de los lineamientos de la calidad total.
DESARROLLO A ESCALA HUMANA
satisfaccion de las necesidades humanas fundamentales y en la generacion de niveles crecientes de autodepenenedencia.
REINGENIERIA
diseño radical y rapido de procesos estrategicos alcanzar mejoras espectaculares en el rendimiento de costos, calidad, servicios, productividad ( eficiencia + eficacia), y optimizar tareas.
BENCHMARKING
evaluar, entender, diagnosticar medir y acompañar las practicas comerciales, productos, servicios, procesos de trabajo, operaciones y funciones de las organizaciones.
OUTSORCING
proceso planificadode transferencia de actividadespara que estas sean realiadas por terceros
SERVUCCION
organiza y realia acciones tendientes a satisfacer las necesidades de la gente y las empresas.
PROSPECTIVA
identificacion de un futuro probable a un futuro deseable a partir del presente.
GESTION LOGISTICA
cadena de abastecimientos desde la adquisicion de la materia prima hasta el puntp en donde el producto o servicio es finalmente distribuido, cosumido o utilizado.
TEORIA DE RESTRICCIONES
ientificacion de aquellas restricciones que surgen en el proceso productivo, en la forma como se enfrentan y si es posible, la manera como deberan eliminarse.
HOSHIN- KANRI
es una filosofia gerencial que busca mediante un proceso participativo, establecer, desplegar y posteriormente autocontrolar las metas fundamentales de la organizacion y de su alta gerencia, al igual que garantizar los medios crrespndientes y los recursos necesarios para asegurar que dichas metas se logren en todos los niveles de la organizacion.
MODELO DE SISTEMA VIABLE
diganosticar o diseñar la organizacion y entender como trabaja en su operacion total y su relacion con el entornoa partir de la descentralizacion de las inidades productivas y de la organizacionintegrada como un todo.
JUSTO A TIEMPO
sistema de produccion que implica la eliminacion de todo lo que genere desperdicios en todos los aspectos de la organizacion y por departamentos.
EMPODERAMIENTO
potencilalizacion o desarrollo de capaciades (competencias) a traves del desarrollo de la autonomia de gestion y del autoabastecimiento.
EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION HOTELERA
El turismo en estos días esta ganando, de una manera acelerada, terreno como una actividad económica novedosa que resulta muy factible para la mayoría de los nuevos emprendedores.
Si bien los hoteles existieron desde antes que surja este nuevo modo de comercio, pero bien es sabido que en la actualidad la administración hotelera utiliza métodos que resultan mucho más eficientes y eficaces que en muchas otras épocas. Además, es importante que tengamos en cuenta que en muchas regiones y países del mundo, el turismo resulta una alternativa para la solución de aquellos problemas que pueden ser ocasionados por los desequilibrios desfavorables reflejados en los balances de pago.
Generalmente, los modelos de marketing turístico y la plantación estratégica, son aquellos factores considerados como los más importantes a tener en cuenta y los que resultan fundamentales para desarrollar mediante la administracion hotelera. Además, la administración hotelera también debe prestarle mucha atención a la gerencia financiera ya que por lo general, aquellas empresas hoteleras que no poseen un sistema eficiente en cuanto a su administración suelen dejar de lado la formulación de presupuestos del capital de la misma y también los cronogramas correspondientes a las inversiones. De esta manera, el valor que posee la administracion hotelera, junto con su eficacia suele ser muy poco considerado en la actividad turística. El concepto de administración hotelera tienen origen desde la función básica que posee un administrador de empresas y es importante que se considere que se encuentra inicialmente limitada a la planificación y a la distribución eficientemente realizada de todos los fondos necesarios para cubrir aquellas operaciones que le corresponden a un negocio empresario de este estilo.
La administracion hotelera persigue dos importantes objetivos que poseen una prioridad diferente. Por ejemplos, si hablamos del objetivo primario diremos que se trata de la maximización de todas aquellas acciones que están en por del bienestar económico de las personas propietarias de la empresa hotelera. Es importante tener en consideración que este objetivo de la administración hotelera se interpreta como la maximización del precio con las que se costean las acciones comunes, algo que implica una diferencia con respecto a la maximización correspondiente a la ganancia por acción o a la ganancia neta. El segundo objetivo claro que tiene que ver con la aplicación de la administracion . Estas áreas comprenden los campos de inversiones, el campo financiero y el campo correspondiente a la distribución de todos los dividendos. El análisis aplicado en cada uno de estos campos, va a depender siempre de la meta básica que posea la empresa, teniendo hotelera es, definitivamente, el lograr la satisfacción tanto de los empleados como de la comunidad en la cual la empresa lleva a cabo sus actividades, por ende, es común asociar esto con los objetivos personales de la empresa, sin embargo, si se habla de la administración hotelera desde un punto de vista financiero, generalmente el mismo resulta tener una relevancia
La administración hotelera y sus aspectos financierosen cuenta que la combinación de estos tres campos de decisión, representa la forma mucho más eficiente de poder elevar el valor, que posee una empresa para sus accionista, a una nivel máximo, es por eso que resulta tan importante que la administración hotelera sea desarrollada mediante un método que resulte eficaz y eficiente.
Por último, no queremos omitir el hecho de que la administración hotelera sobre la actividad financiera de una empresa de este tipo puede clasificarse en diferentes áreas que resultan ser muy importantes cuando se trata de la toma de decisiones por parte de los altos ejecutivos; mientras se desarrolla el proceso de administración hotelera
QUE ES UN HOTEL
Un hotel es un edificio planificado y acondicionado para otorgar servicio de alojamiento a las personas temporalmente y que permite a los visitantes sus desplazamientos. Los hoteles proveen a los huéspedes de servicios adicionales como restaurantes, piscinas y guarderías. Algunos hoteles tienen servicios de conferencias y animan a grupos a organizar convenciones y reuniones en su establecimiento.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UN HOTEL
Estructura tradicional, permanente, que incluía los departamentos de reservas, caja-clientes, mano corriente y mostrador.
Conserjería
Departamento especialmente preparado. En él se integraban, además de la conserjería propiamente dicha, otros servicios como parking, portería de acceso, botones, equipajes y teléfonos.
Alojamiento
En el hotel no gustaba el término “pisos y se utilizaba el de “alojamientos”. También afectaban a este departamento las actividades de limpieza y lencería.
Lavandería
Con instalaciones algo obsoletas, se encargaba tanto de la ropa de los clientes como de las diversas prendas internas del hotel
Cocina
Era uno de los departamentos más conflictivos. Aglutinaba la cocina del personal, la cocina central y dos cocinas de dos restaurantes con salida a la calle, así como economato, bodega y compras
Restaurantes
Encargados del comedor del hotel, los dos restaurantes, la cafetería, los dos bares y la discoteca, el servicio de habitaciones, el alquiler de salones y los banquetes.
Mantenimiento
No sólo era responsable del mantenimiento técnico de todas las instalaciones, sino que además controlaba las contratas técnicas.
Administración
Estructurado como cualquier departamento de administración de una empresa: contabilidad, tesorería, compras, control de gestión, caja general, personal, e intervención y reservas.
Comercial
Cuya función era la comercialización de las diversas unidades productivas del hotel. Se encargaba de ventas, animación y relaciones públicas y publicidad. También era responsable del departamento central de reservas.
Gestión
La Dirección del hotel se encargaba de coordinar los diversos departamentos y de ostentar la representación empresarial.
2. Desde hace años las cosas han cambiado mucho en hostelería, y ahora, el hotel Weren-Shangay ha hecho una reforma en profundidad de sus estructuras acoplándolas a las nuevas necesidades comerciales y operativas. Su organigrama ha experimentado grandes cambios que se pueden resumir de la siguiente manera:
Recepción
Se han unificado los departamentos de recepción y conserjería. Se han informatizado los servicios y todos los sistemas operativos.
Pisos
Se ha suprimido una parte de lavandería, integrando los servicios que permanecen en el departamento de pisos. Se ha intentado subcontratar algunos servicios.
Comida y Bebida
Se ha creado un departamento de comida y bebida que ha quedado dividido en cuatro subdepartamentos: cocina, restaurante, economato y alquiler de salones.
Servicios técnicos
Se ha modernizado el departamento de mantenimiento.
Económ.-Financ.
Se ha creado este departamento creando tres subdepartamentos: administración, informática y calidad. De este departamento desaparece el control de gestión.
Recursos humanos
Se ha creado el departamento de recursos humanos como responsable de todos los temasde personal.
Marketing
Incluye el antiguo departamento comercial, con nuevas funciones.
3. En esta nueva fase se ha dado mucha mas importancia a la comunicación interna de la empresa, a la funci6n del puesto de trabajo y a las relaciones entre departamentos.
No cabe duda de que los organigramas de estas dos estructuras son diferentes, pues no só1o responden a criterios organizativos distintos, sino también funcionales.
No olvidar !!!!!!!
–El organigrama es la representación grafica de la estructura de la empresa.
–Un organigrama completo debe incluir todos los puestos de trabajo
–Un organigrama debe recoger la organización formal e informal de la empresa.
–Un organigrama completo debe incluir las relaciones de la empresa,
–Organización y planificación no son criterios análogos.
–El organigrama debe amoldarse a los cambios empresariales.
–El organigrama es un instrumento fundamenta, tanto para la eficacia de la dinámica de trabajo como para el control organizativo y estructural.
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del
grupo social. Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es necesario
determinar que medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de organización.
